Het is eindelijk zomer! Dé tijd bij uitstek om koffers te pakken, zonnemelk te smeren en te genieten van een glaasje rosé op een zuiders terras. Het lijkt zo simpel, maar een fotografiebedrijf zomaar even achterlaten is dat nooit. Hoe voorkom je dat je tijdens je vakantie bedolven wordt onder de mails, telefoontjes & DM’s van ongeduldige klanten? Kun je wel afwezig zijn en je fotografiebedrijf toch draaiende houden, zonder elke avond een uurtje ‘werk’ te hoeven inlassen? Is het wel mogelijk, om bij thuiskomst niet bedolven te worden onder een berg in te halen werk?
Het antwoord is JA, dat kan! Wijzelf trekken er meermaals per jaar even de stekker uit en dankzij onze OOO (*Out Of Office) – routine kunnen we daadwerkelijk écht eens afstand nemen van het fotografiewerk en volop genieten van het verlof.
Out of office.
Laat je klanten weten dat je er even niet bent. Zorg dat ze weten dat je tijdens die bepaalde periode niet bereikbaar bent. Laat dit via verschillende kanalen en op verschillende tijdstippen weten. Zo ben je zeker dat zowel nieuwe als terugkerende klanten je OOO hebben opgepikt.
Via welke kanalen kan je je vakantieperiode kenbaar maken aan de klanten?
- In de voetnoot van je mails. Doe dit liefst al een geruime tijd voor je eigenlijke verlof.
- Via een post op Instagram. Maak een creatieve OOO- foto om de aandacht te trekken. Check zeker eens onze eigen OOO aankondiging! Bekijk Instagram
- Stel een nieuwsbrief/mail op met een zomerse boodschap naar hen toe én geef meteen ook jouw vakantieperiode mee.
- Automatische reply op binnenkomende mails. Wellicht de meest gekende, maar ook de meest efficiënte. Link via deze mail ook naar je aanbod en/of boekingskalender, zo help je een nieuwe klant meteen verder.
Vloeiende klantencommunicatie.
Zorg ervoor dat alle nodige communicatie met lopende klanten afgerond is. Deze is heel belangrijk! Dit zorgt ervoor dat klanten zich niet in de steek gelaten voelen, want een wachtende/onwetende klant wordt soms een ‘lastige’ klant. De vraag is alleen maar of dit niet voorkomen had kunnen worden.
- Werk die galerij af voor je op vakantie vertrekt.
- Een shoot net voor je vertrek? Laat de klant weten dat je op verlof vertrekt en ze dus wat langer op hun beelden zullen moeten wachten. Om deze boodschap wat te verzachten, kun je misschien toch een leuke preview bezorgen voor je vertekt.
- Verstuur reeds infomails naar klanten die een shoot geboekt hebben net na je verlof. Het is handig als praktische afspraken reeds overlopen worden, zo sta je meteen in de startblokken als je terug thuis bent.
- Bel eens met klanten die een shoot gepland hebben vlak na je verlof en waarvan je geen respons kreeg. Zo kun je echt afsluiten voor je vertrek.
Automatiseer je inkomsten.
Hoe leuk zou het zijn als er geld binnenkomt terwijl jij op het strand ligt? Nee, dit is geen droom. Integendeel, maar wel eentje waar je even wat tijd moet voor investeren. Een investering waar jij achteraf de vruchten kan van plukken!
- Verkoop fotoproducten via een webshop. Link de fotogalerij van je klanten aan een online winkel en promoot deze gedurende de zomermaanden. Wijzelf werken met Pic-Time, er kruipt wat werk in om de webshop up & running te krijgen maar nu hebben wij er geen omkijken meer naar. De producten worden rechtstreeks naar de klant gestuurd, dus daar hoef je je ook al geen zorgen meer over te maken.
- Doe een zomeractie via de webshop. Heb je al een tijdje een webshop, maar ligt de verkoop wat stil? Lanceer een kortingsactie op je fotoproducten. Via Pic-Time kun je ook dit proces helemaal automatiseren. We merken vaak dat zelfs klanten die reeds een tijd geleden hun shoot hadden, met een korting weer gaan investeren in leuke fotoproducten.
- Laat je klanten online betalen bij boeking. Via Calendly kan je klant boeken én betalen in 1 klik. Is het zo dat jij je klant pas achteraf laat betalen? Denk er eens over na om een voorschot te vragen voor een shoot. Beter voor jouw cashflow en je klant kan gespreid betalen. Win-win!
- Digitale cadeaubonnen verkopen kan ook een bron van inkomsten zijn tijdens het verlof. Mensen kopen het ganse jaar door cadeaubonnen, promoot deze dus ook eens naast de populaire eindejaarsperiode. Met een CRM systeem zoals fotostudio.io kun je makkelijk digitale cadeaubonnen leveren aan je klanten, zonder dat jij er hoeft in tussen te komen. Of ga aan de slag met de gratis templates in canva.
- Denk eens na over wat jij je klant nog kan bieden? Wat sluit er helemaal aan binnen jouw concept, waar zou jouw klant blij van worden? Misschien een e-book, een zomerse preset, prints van jouw werk,… the sky is the limit!
Alle info helder en in één klik te vinden.
Voor je op reis vertrekt raden we aan om je aanbod nog eens onder de loep te nemen. Is je brochure/webpagina up to date. Zijn de foto’s nog representatief? Werken je links nog? Staan de prijzen er duidelijk in? Geef je info over hoe een klant gemakkelijk kan boeken?
Het is belangrijk dat een nieuwe klant alle informatie die hij nodig heeft om tot boeken te komen, kan terugvinden. Het zou zonde zijn dat een nieuwe klant, die EINDELIJK de tijd gevonden heeft om een shoot bij jou te boeken, op een onbeantwoordde mail stoot. Daar gaat die boeking….
Werk je met automatische out of office-mail (wat we ten sterkste aanraden)? Zet er dan zeker een link naar je aanbod, prijzen en boekingsagenda in. Dit kan zomaar even een extra boeking opleveren!
Tips voor je klanten.
Je klanten kunnen je ook helpen tijdens de zomer. Wellicht staan zij hier niet altijd bij stil dus het is aan jou om hen te laten weten hoe ze je kunnen helpen. Wij maakten voor jou handig overzicht vol inspiratie dat je op instagram makkelijk kan reposten.
Verdwijn niet volledig van de radar.
Als het even kan is het leuk voor je klanten als je niet volledig van de radar verdwijnt. Deel via je instagram (stories) eens een leuke vakantiefoto. Zo krijgen ze een blik achter de schermen en zien ze je kwaliteiten als fotograaf ook eens in een andere setting. Heb je er toch nood aan om volledig te unpluggen? Misschien kan je halverwege je verlof of een week voor je terugkomst een mail inplannen. Zo zijn je klanten alweer opgewarmd bij jouw terugkeer.
Op onze Instagram en in onze Facebookgroep delen we regelmatig extra tips rond spontane kinder- en gezinsfotografie. Volg ons dus zeker ook daar.
Foto’s in deze blogpost werden gemaakt door Studio Papaver en Karen Nachtergaele.
